Sediksi.com – Membangun kepercayaan dengan klien bukan berarti hanya klien yang perlu percaya pada kalian, tapi juga kalian percaya pada klien. Sehingga rasa saling percaya ini harus mutual agar hubungan yang terjalin juga baik.
Karena komunikasi yang tidak dibarengi rasa saling percaya juga berpotensi menimbulkan masalah seperti miskomunikasi atau kesalahpahaman, salah satu besar yang terlihat sepele dan tidak diharapkan kehadirannya.
Bagi kalian yang baru mulai terjun ke profesi yang mengharuskan berkomunikasi dengan klien dan tidak yakin bagaimana seharusnya melakukan peran ini, artikel ini akan memberikan beberapa cara yang bisa diterapkan untuk membangun kepercayaan dengan klien.
Cara membangun kepercayaan dengan klien
1. Bersikap terbuka dan memprioritaskan transparansi
Yaitu berkomunikasi secara terbuka dan jujur tentang informasi terkait produk atau layanan yang ditawarkan. Kemudian hindari menyembunyikan informasi atau memberikan informasi yang menyesatkan.
Untuk membangun kepercayaan, transparansi harus menjadi prioritas. Bagikan informasi secara terbuka dan jujurlah mengenai ruang lingkup, keterbatasan, dan tantangan proyek. Berikan perkiraan yang jelas dan terperinci yang menguraikan biaya, jadwal, dan hasil.
Menyampaikan keterbatasan memang cenderung sulit karena kalian mungkin mengkhawatirkan bagaimana jika klien tidak bisa menerima hal itu? Bagaimana jika sampai ternyata menimbulkan konfrontasi?
Tapi hal ini tetap perlu dan memang menjadi tantangan tersendiri. Sedikit konfrontasi lebih baik daripada tidak transparan sejak awal yang mungkin saja menyebabkan dampak yang lebih besar di proses-proses berikutnya.
2. Memahami proyek yang akan dikerjakan secara menyeluruh
Sebelum menetapkan perkiraan, pastikan kalian memahami ruang lingkup proyek secara mendalam dan menyeluruh. Selain melakukan riset pribadi, penting sekali melibatkan klien dalam proses ini.
Dengarkan kebutuhan klien dan ajukan pertanyaan yang relevan untuk memperjelas segala ambiguitas.
Kesalahpahaman atau kekeliruan dalam menerima informasi bisa menimbulkan kesalahan dan akhirnya, merusak reputasi serta kepercayaan kepada kalian. Ingat, menginvestasikan waktu di awal dengan mendengarkan klien untuk mengumpulkan semua informasi yang diperlukan lebih baik daripada terburu-buru menetapkan perkiraan tanpa informasi apa pun.
3. Siapkan alternatif
Skenario alternatif, solusi alternatif dari skenario tersebut, dan sebagainya.
Cara ini menunjukkan bahwa kalian menyadari variabel-variabel yang terlibat dan berkomitmen untuk memberikan gambaran yang komprehensif kepada klien.
Tidak lupa, sampaikan skenario dan solusi alternatif tersebut kepada klien yang hal ini penting bukan hanya bertujuan untuk memberikan informasi, tapi sekaligus upaya menjalin komunikasi yang bagus.
4. Tepat waktu dan mematuhi timeline
Ketepatan waktu dan upaya mematuhi timeline yang sudah ditetapkan terkesan sepele tapi kenyataannya, tidak semudah itu untuk diterapkan dengan baik. Faktor kedisiplinan sangat penting di sini.
Sehingga keduanya sangat krusial sebagai cara untuk membangun kepercayaan dengan klien.
5. Responsif dan komunikatif
Agar komunikatif, kalian juga perlu menerapkan sikap responsif. Yaitu kemampuan atau kecenderungan seseorang atau organisasi untuk merespons dengan tanggap terhadap kebutuhan, pertanyaan, atau tuntutan dari orang lain atau lingkungan sekitarnya.
Diperlukan ketangkasan dalam menangani atau menghadapi hal-hal darurat atau yang tiba-tiba terjadi.
6. Menetapkan kontrak dan aturan yang jelas serta tegas
Untuk menghindari kesalahpahaman dan potensi konfrontasi, tetapkan aturan dan kontrak yang jelas yang menguraikan syarat dan ketentuan layanan yang ditawarkan. Tentukan dengan jelas ruang lingkup pekerjaan, jadwal pembayaran, hasil kerja, jadwal, dan detail relevan lainnya.
Kepastian akan aturan dan kontrak ini akan sangat membantu kalian dan klien dalam memastikan keduanya sama-sama merasa aman dan nyaman dalam menjalankan proyek tersebut.
7. Bersikap proaktif
Bahkan jika klien kalian juga atentif dan aktif, tidak ada salahnya dengan bersikap proaktif demi membangun kepercayaan dengan klien.
Terus beri tahu mereka tentang tren industri atau perubahan peraturan yang berdampak pada proyek mereka. Dengan menunjukkan sikap proaktif ini dan memperhatikan kepentingan terbaik mereka, kalian telah memposisikan diri sebagai mitra yang terpercaya.
8. Selesaikan konflik secara profesional
Dan jangan coba-coba menghindari upaya penyelesaian konflik karena konflik tidak akan selesai dengan sendirinya tanpa upaya aktif. Itulah mengapa sikap proaktif sangat penting di sini dalam upaya membangun kepercayaan dengan klien.
Karena soal ini bukan soal pribadi, tapi dunia kerja yang mana kalian harus sikapi secara profesional.
Hindari bersikap defensif atau konfrontatif karena hal ini dapat merusak kepercayaan.
