Etika Umum Bertemu Klien yang Harus Diketahui dan Diterapkan

Sediksi.com – Pekerjaan yang mengharuskan kita bertemu dan berinteraksi dengan orang atau klien dalam hal ini, punya tantangan tersendiri. Profesi ini identik dengan orang-orang yang memang punya minat atau tertantang dalam mengerjakan tugas tersebut, pekerjaan yang mungkin berusaha dihindari oleh introvert.

Beberapa profesi yang mengharuskan hal ini di antaranya project manager konstruksi, psikolog, perencana acara, representatif layanan konsumen, hubungan masyarakat, dan segala pekerjaan yang porsi interaksi dengan orang atau klien lebih besar dari tugas lainnya.

Artikel ini akan menyampaikan beberapa etika umum saat bertemu klien yang harus diketahui dan bisa diterapkan oleh siapapun dan apapun jenis pekerjaannya.

6 etika umum bertemu klien

Tepat waktu

Tepat waktu untuk menunjukkan kedewasaan, profesionalisme, dan kesopanan terhadap klien. Dengan tepat waktu, proses pekerjaan akan berjalan efisien dan meminimalisir gangguan yang terkait dengan keterlambatan merupakan langkah penting dalam proses ini.

Berpenampilan profesional

Sesuaikan penampilan kalian dengan situasi yang akan dihadapi. Beberapa waktu belakangan, penampilan saat bertemu dengan klien menjadi bahan pembicaraan di platform X (sebelumnya Twitter).

Pembicaraan tersebut membahas soal pegawai yang penampilannya terlihat tidak meyakinkan karena tidak mengenakan barang yang bermerek sehingga dianggap tidak profesional. 

Dibanding soal dampaknya terhadap hasil komunikasi dengan klien, kurang profesionalnya penampilan ini lebih berpengaruh pada reputasi pegawai itu sendiri.

Sehingga pastikan agar kalian menunjukkan penampilan yang profesional ketika bertemu dengan klien sebagai bentuk mematuhi etika umum bertemu klien.

Tidak perlu memaksakan diri dengan mengenakan yang bermerek, karena yang penting berpenampilan bersih dan rapi. 

Mengingat tugas ini berperan besar dalam membentuk personal branding yang memang tidak bisa diabaikan. 

Siapkan diri dengan baik

Mulai dari penampilan, dokumen, sampai dengan materi yang akan dibagikan kepada klien, penting sekali menyiapkan diri dengan baik untuk memenuhi etika umum bertemu klien.

Termasuk menyiapkan untuk hal-hal tidak terduga yang mungkin saja terjadi, yang bisa disesuaikan dengan tergantung pada lingkup pekerjaan atau proyek yang dikerjakan. 

Kontrol gerak-gerik

Ketika gugup atau adrenalin sedang tinggi, kita punya kecenderungan melakukan fidgeting yang menunjukkan kegelisahan. Meskipun hal ini sebenarnya bukan masalah yang besar, tapi tindakan ini sangat bisa menyebabkan distraksi kepada bukan hanya kalian saja, tapi juga klien.

Beberapa bentuk fidgeting yang harus dihindari yaitu mengetuk-ngetuk bolpoin, memutar kursi ke sana kemari, mengetuk kaki, bersenandung, dan seterusnya.

Memberi klien kesempatan berbicara dengan nyaman

Diasumsikan klien yang harus dihadapi jenis yang pemalu. Maka kalian perlu punya kesadaran untuk memberi mereka kesempatan untuk berbicara dan bertanya dengan nyaman.

Atau mungkin kalian tipe orang yang banyak bicara, lakukan etika ini saat bertemu klien.

Pastikan agar baik kalian ataupun klien bisa dengan nyaman bergantian bicara. Untuk itu, kalian juga perlu untuk bersikap proaktif.

Pastikan topik pembicaraan fokus dan sesuai agenda yang ditetapkan

Saat bertemu dengan klien, sangat besar potensi topik pembicaraan jadi kemana-mana dan hal ini sangat tidak produktif serta perlu dihindari.

Ada beberapa hal yang bisa diterapkan agar topik pembicaraan tetap fokus dan tidak terdistraksi terlalu.

• Sebelum bertemu, susun agenda dengan benar untuk menjaga fokus dan memberikan panduan tentang topik yang akan dibahas
• Pahami siapa lawan bicara dan sesuaikan topik dengan kebutuhan untuk membantu menjaga relevansi serta ketertarikan peserta
• Batasi durasi pembicaraan untuk setiap sub topik karena dengan begitu, akan membantu mencegah pembicaraan menjadi terlalu panjang dan melebar dari fokus awal
• Mulailah obrolan dengan pertanyaan pembuka yang jelas dan terkait dengan tujuan pembicaraan
• Pertahankan kedisiplinan dengan jika obrolan dirasa mulai menyimpang dari topik, perbaiki dengan lembut dan arahkan kembali ke pokok pembicaraan
• Jika terjadi perbedaan pendapat, beri ruang untuk diskusi yang konstruktif daripada perdebatan yang mengalihkan perhatian
• Jika memungkinkan, gunakan papan tulis atau alat visual untuk memvisualisasikan poin-poin kunci yang harus dibicarakan karena dengan begitu bukan kalian saja yang akan memastikan topik pembicaraan tidak melenceng, tapi juga klien
• Prioritaskan untuk membahas topik-topik yang penting lebih dulu

Itu dia beberapa etika umum saat bertemu klien yang harus diketahui dan bisa diterapkan oleh siapapun dan apapun jenis pekerjaannya.