Sediksi.com – Rapat yang efisien dan efektif mesti diatur melalui persiapan yang matang. Sebab ada banyak pihak yang terlibat, setiap agenda rapat perlu pengelolaan waktu melalu Minute of Meeting (MoM). Format minute of meeting yang tepat akan membuat jalannya rapat jadi rapi, tepat waktu, dan tidak bertele-tele.
Rapat biasanya bertujuan buat berdiskusi, berkoordinasi, atau ngambil keputusan. Rapat bisa melibatkan banyak pihak, misalnya karyawan, manajer, direktur, klien, mitra, atau stakeholder. Format minute of meeting yang dibuat mestinya bisa mengakomodir setiap pihak yang berkepentingan untuk berbicara.
Artikel Sediksi kali ini bakal membahas format minute of meeting (MoM). Mulai dari apa itu minute of meeting, bagaimana cara membuatnya, dan contoh minute of meeting (MoM). Jadi, simak terus sampai habis, ya!
Apa itu Minute of Meeting?
Minute of meeting adalah sebuah catatan tertulis yang memaparkan secara rinci dan jelas pembahasan rapat atau konferensi. MoM berisi poin-poin penting yang dibahas saat rapat, misalnya topik, gagasan, kesimpulan, dan tindak lanjut yang telah disepakati. MoM berfungsi sebagai bukti keputusan dan kesepakatan yang telah dicapai dalam rapat.
MoM bisa dijadikan dokumen untuk meninjau dan mengevaluasi lagi poin-poin penting dalam rapat, meminimalisasi salah paham atau konflik, memberi informasi untuk yang tidak hadir, dan menjelasan langkah yang harus diambil ke depannya. Makanya, MoM harus dibuat dengan akurat dan detail, tanpa ada informasi yang terlewatkan atau salah ditulis.
Cara Membuat Minute of Meeting
Untuk membuat MoM yang baik dan benar, ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu:
1. Persiapkan format sebelum rapat
Format Minute of Meeting berisi informasi lokasi rapat, daftar hadir peserta, nama pembicara, hasil rapat, keputusan rapat, rencana tindak lanjut, hasil voting, dan catatan lainnya.
2. Memahami tujuan rapat
Tujuan rapat harus jelas dan spesifik agar bisa menetapkan agenda, materi, dan metode yang sesuai
3. Mengajak pihak yang diperlukan dalam rapat
peserta rapat harus relevan dengan topik dan tujuan rapat, agar dapat memberikan kontribusi yang positif.
4. Menetukan durasi rapat
Durasi rapat harus disesuaikan dengan jumlah agenda, materi, dan peserta rapat.
5. Merekam jalannya rapat
Jalannya rapat bisa direkam dengan alat bantu, misalnya perekam suara, kamera, atau laptop.
6. Mencatat seluruh poin penting dalam rapat
Poin-poin penting yang harus dicatat dalam MoM berupa topik, gagasan, kesimpulan, dan tindak lanjut yang sudah disepakati.
7. Membacakan MoM saat rapat berakhir
MoM harus dibacakan pada saat rapat berakhir, agar dapat dikonfirmasi dan dikoreksi oleh peserta rapat.
8. Membagikan MoM kepada peserta rapat
MoM harus dibagi kepada peserta rapat, bisa dari email atau media sosial.
Format Minute of Meeting
Format minute of meeting adalah suatu catatan tertulis yang berisi informasi penting tentang rapat yang telah dilakukan. Format ini biasanya mencakup beberapa hal, seperti:
- Nama perusahaan, tujuan rapat, waktu, tanggal, dan lokasi rapat
- Daftar peserta rapat dan nama pembicara
- Agenda rapat dan hasil rapat sebelumnya
- Delegasi tugas, keputusan yang dibuat, dan rencana yang hendak dilakukan
- Tanggal dan tempat rapat selanjutnya (jika ada)
Contoh Minute of Meeting
Berikut ini adalah contoh MoM yang dibuat untuk rapat evaluasi kinerja karyawan:
Minute of Meeting
Rapat Evaluasi Kinerja Karyawan
Tempat: Ruang Rapat Utama Gedung A
Lokasi: PT Bima Sakti, Jl. Raya No. 123, Malang
Tanggal: 22 Desember 2023
Waktu: 10.00 – 12.00 WIB
Peserta:
- Bapak Wahyu selaku Direktur
- Ibu Rini selaku Manajer SDM
- Bapak Wijaya selaku Manajer Keuangan
- Bapak Supri selaku Manajer Pemasaran
- Ibu Nuri selaku Manajer Produksi
- Ibu Rita selaku Sekretaris
Pembicara: Bapak Wahyu selaku Direktur
Hasil Rapat Sebelumnya:
- Kinerja karyawan telah dievaluasi menurut target yang telah ditentukan pada awal perode
- Karyawan yang berprestasi akan mendapatkan bonus dan kenaikan gaji
- Karyawan yang kurang berprestasi akan mendapatkan pendidikan dan pelatihan
Keputusan Rapat:
- Kinerja karyawan secara umum telah memenuhi target yang ditentukan, tetapi masih ada beberapa karyawan yang perlu ditingkatkan kinerjanya
- Karyawan yang berprestasi adalah Ibu Una (SDM), Bapak Jul (Keuangan), Bapak Mariadi (Pemasaran), dan Bapak Agus (Produksi). Mereka akan mendapatkan bonus sebesar 10% dari gaji dan kenaikan gaji sebesar 5%
- Karyawan yang kurang berprestasi adalah Bapak Roni (SDM), Ibu Hana (Keuangan), Ibu Ita (Pemasaran), dan Bapak Seto (Produksi). Mereka akan mendapatkan pendidikan dari manajer masing-masing dan pelatihan dari pihak eksternal
Rencana tindak lanjut:
- Bonus dan kenaikan gaji akan diberikan pada bulan Januari 2024
- Bimbingan dan pelatihan akan dilakukan pada bulan Februari 2024
- Evaluasi kinerja karyawan akan dilakukan kembali pada bulan Juni 2024
Hasil Voting:
- Semua peserta rapat menyetujui keputusan rapat
Catatan Lainnya:
- Tidak ada catatan lainnya
Nah, itulah beberapa informasi tentang format minute of meeting, mulai dari apa itu MoM, bagaimana cara membuatnya, dan contoh MoM. Semoga lancar!
