7 Tips dan Cara Melamar Kerja Lewat Email yang Tepat

Sediksi.com – Saat ini, melamar kerja lebih umum menggunakan email. 

Meskipun umum, mungkin masih banyak di luar sana yang belum tahu apa saja yang perlu dilakukan untuk mengirim lamaran kerja menggunakan email dengan benar.

Jadi, bagaimana cara melamar kerja lewat email yang seharusnya dilakukan?

Penting sekali mengetahui cara melamar kerja lewat email dengan tepat karena ini adalah langkah pertama dan peluang kalian untuk memperkenalkan diri kepada pihak HR (Human Resources).

Peluang ini pastinya ingin kalian maksimalkan untuk menciptakan kesan positif kepada mereka dengan cara menunjukkan profesionalitas kalian sejak langkah pertama. 

Profesionalitas bisa ditunjukkan sejak melalui proses melamar kerja lewat email dengan cara menulis email lamaran kerja secara jelas, ringkas, dan tanpa kesalahan.

Untuk itu, berikut ini tujuh tips dan cara melamar kerja lewat email yang bisa kalian ikuti.

Tips dan cara melamar kerja lewat email

Gunakan alamat email yang profesional

Pastikan email yang digunakan terlihat profesional atau merepresentasikan identitas kandidat. 

Seiring bertambahnya tahun, bertambah pula ragam macam alamat email. Kemungkinan menemukan nama yang mirip dan sudah digunakan juga semakin besar. Sedangkan email tidak membiarkan menggunakan alamat email yang benar-benar sama.

Solusi dari kondisi ini adalah tambahkan identitas lain kandidat disesuaikan dengan aturan yang disiapkan situs email. Hindari menggunakan karakter yang tidak perlu.

Cara melamar kerja lewat email yang satu ini sudah seharusnya tidak diabaikan. Tunjukkan persona yang profesional dengan alamat email yang sesuai.

Cari tahu nama interviewer

Menyebutkan nama interviewer atau HR dalam surat lamaran berpotensi memberikan kesan yang baik. Sebab, HR menilai kalian telah melakukan riset dengan baik sebelum mengirim lamaran kerja tersebut dan telah menunjukkan antusiasme terhadap pekerjaan ini.

Meskipun terlihat sepele, hal kecil ini cukup menunjukkan bahwa kandidat sudah memiliki salah satu kelebihan yang baik yaitu perhatian. Artinya, sebagai cara melamar kerja lewat email, tunjukkan bahwa diri kita antusias.

Salah satu cara yang bisa kalian lakukan untuk mencari tahu nama interviewer atau HR perusahaan adalah dengan melihatnya di profil perusahaan yang biasanya tersedia di situs web.

Total lampiran tidak melebihi kapasitas dan dalam bentuk PDF

Apabila seluruh kelengkapan terlalu besar, dapat menyertakan tautan di body email untuk tersambung ke asal cloud storage yang dipilih. Bisa menggunakan Google Drive, Dropbox, atau cloud storage jenis lainnya.

Solusi lainnya adalah dapat mengkompres lampiran yang berupa PDF tersebut. Meskipun cara ini mungkin agak tidak lebih efektif dari menyertakan tautan seperti tadi. 

Kapasitas lampiran ini sendiri biasanya direkomendasikan tidak melebihi 2 MB. Zip. dan rar. juga bisa menjadi solusi dalam mengkompres lampiran agar ukurannya menjadi lebih kecil tanpa. 

Namun, sebaiknya cara ini tidak dilakukan karena cenderung mempersulit perekrut. Sedangkan sebisa mungkin, lampiran tidak mempersulit perekrut. 

Karena lamaran kerja yang masuk pasti banyak dan HR umumnya hanya membaca cepat lamaran yang masuk, tidak sampai membaca satu per satu, apalagi hingga merinci.Hanya kompres file menjadi zip. atau rar. jika memang diperlukan.

File yang dikirim dalam bentuk PDF berarti sudah paten dan tidak dapat diubah. Hal ini menambah nilai bahwa lampiran tersebut sudah benar adanya. Itulah sebabnya lampiran yang dikirim dalam bentuk PDF. 

Selain hal-hal tersebut, pastikan nama file lampiran juga sudah benar. Agar lebih rapi, gunakan format yang sama ke seluruh lampiran.

Contoh:

• [NAMA] – cover_letter.pdf
• [NAMA] – portofolio.pdf

Pastikan badan email terisi dengan lengkap

Body email tidak bisa dibiarkan kosong dan harus diisi dengan salam, pembuka, isi, dan penutup.

Sebagaimana poin ini dapat disebut juga sebagai cover letter. Seperti yang sudah dijelaskan di atas tentang isi cover letter, penting  untuk memastikan bahwa bahasa yang digunakan adalah bahasa formal.

Baik surat lamaran yang dikirim menggunakan bahasa Indonesia, Inggris, atau lainnya, pastikan bahwa bahasa yang digunakan adalah bahasa formal. 

Cantumkan info kontak kalian

Kalian pastinya sudah mencantumkan kontak kalian di CV, lakukan hal yang sama di email lamaran kerja.

Hal ini perlu dilakukan agar HR tidak perlu mengutak-atik file untuk menemukan kontak kalian. Sehingga melengkapi body email dengan informasi kontak kalian sangat direkomendasikan.

Berikut ini beberapa informasi kontak kalian yang bisa dicantumkan dalam email:

• Nama lengkap
• Nomor HP
• Tautan media sosial (LinkedIn, Twitter, dan Instagram)
• Tautan portofolio online (jika ada)

Periksa kembali isi email sebelum dikirim!

Buat checklist bila perlu untuk memastikan semua persyaratan umum dan spesifik sudah terpenuhi sebelum mengirim email.

Adapun yang perlu dipastikan meliputi:

• Resume
• Portofolio
• Cover letter
• Motivation letter
• Body email: salam, pembuka, isi, penutup
• Alamat tujuan email
• Periksa kembali untuk yang terakhir kalinya
• Kirim

Bagaimanapun, surat lamaran yang dikirim melalui email tetap merupakan surat resmi. Oleh sebab itu, surat lamaran ini juga harus dipersiapkan dengan baik sebelum dikirim. 

Selain kelengkapan lamaran, kalian juga perlu memeriksa kembali ejaan, tanda baca, dan intonasi setiap file yang dilampirkan ke email dan juga body email.

Barangkali ini yang terpenting dari cara melamar kerja lewat email. Sebab, pada titik ini, email yang terkirim tidak bisa diubah.

Kirim email pagi hari sebelum jam kerja

Salah satu cara melamar kerja lewat email yang masih belum banyak dipertimbangkan orang ialah mengirim email di pagi hari sebelum jam kerja dimulai.

Umumnya perekrut langsung memeriksa email ketika sampai di tempat kerjanya. Bisa diperkirakan aktivitas ini dikerjakan sekitar pukul 8 pagi. 

Dengan demikian, kandidat yang akan melamar direkomendasikan mengirim email antara pukul 7 – 8 pagi. 

Mengirim email pada hari kerja dan di antara jam mulai kerja tersebut memberikan potensi email masuk ke halaman pertama. 

Karakter perekrut bisa berbeda-beda. Jika email kandidat masuk di halaman pertama, kemungkinan perekrut bisa langsung mengenali dan membuka yang mereka baca terlebih dahulu.

Itu dia tujuh tips dan cara melamar kerja lewat email yang bisa kalian ikuti agar lamaran kalian lebih bisa diterima oleh HR. Semoga berhasil ya!