Sediksi.com – Kaizen berasal dari bahasa Jepang, yaitu perbaikan yang dilakukan secara terus-menerus. Diambil dari ‘kai’ yang berarti mengubah atau memperbaiki dan ‘zen’ yang berarti ‘baik’.
Filosofi Kaizen bisa diterapkan di berbagai hal, termasuk di tempat kerja. Tujuannya untuk menciptakan dan mempertahankan lingkungan kerja yang positif.
Kemudian menciptakan lingkungan kerja yang menghormati orang-orangnya, mendorong mereka memiliki kemauan untuk berusaha—yang mana dengan melakukan hal ini, bisa meningkatkan harga diri mereka.
Agar filosofi tidak hanya menjadi sebatas tulisan, artikel ini akan membagikan beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menerapkan Kaizen di tempat kerja.
1. Jangan menghindari perubahan
Perubahan—entah diinginkan atau tidak, pasti datang. Perubahan tidak akan datang hanya sekali, dua kali, tiga kali, dan juga bisa terjadi kapanpun.
Salah satu prinsip dasar Kaizen adalah melakukan perbaikan melalui perubahan kecil yang dilakukan setiap hari.
Membuat perubahan kecil secara bertahap jauh lebih mudah daripada langsung membuat perubahan besar. Membuat perubahan kecil juga bisa membantu mencapai hasil yang lebih besar.
Ada istilah mengatakan, “a baby step forward is still a progress.” Bahwa upaya sekecil apapun tetap memiliki nilai yang signifikan.
Ketika kalian bekerja, kalian pasti juga tahu bahwa perubahan harus dilakukan secara bertahap.
Filosofi Kaizen ini menemani pemahaman yang sudah dimengerti, bahwa langkah-langkah kecil penting sekali dilakukan untuk akhirnya menciptakan perubahan yang besar.
Istilah lain yang cukup populer di Indonesia juga mengatakan, “sedikit demi sedikit lama-lama menjadi bukit.”
Selain fokus pada hasil yang diinginkan, kalian juga perlu memperhatikan dan menikmati prosesnya.
Baca Juga: Muncul Pulau Baru di Jepang, Ini 5 Faktanya!
2. Memastikan kesejahteraan karyawan
Kesejahteraan karyawan adalah salah satu faktor penting agar metode Kaizen berhasil.
Untuk memastikan kesejahteraan karyawan, Human Resource Development (HRD) perlu melakukan survei kepada karyawan, yang bisa dilakukan secara tertulis ataupun wawancara.
Survei yang dilakukan untuk menemukan apakah karyawan sudah puas dengan proses dan hasil pekerjaannya, memproses hasil survei, lalu mencari solusi yang tepat jika ditemukan masalah.
3. Delapan hal tidak penting dalam filosofi Kaizen yang perlu dihindari
Untuk meningkatkan kualitas kerja, proses yang harus dilalui adalah mencari tahu hal apa saja yang tidak penting dan perlu dihindari, untuk menciptakan efektivitas.
Berikut ini delapan hal tidak penting dalam Kaizen yang perlu dihindari.
- Terlalu produktif
- Hasil kerja yang salah
- Kelebihan stok
- Waktu yang terbuang atau menunggu terlalu lama
- Menunda-nunda waktu
- Pemprosesan yang berlebihan
- Transportasi yang tidak penting-penting amat
- Gerakan karyawan yang ekstrim
4. Mempertahankan sikap terbuka
Memiliki sikap terbuka sangat penting untuk meningkatkan kenyamanan dalam melalui proses.
Siapa saja yang perlu memiliki sikap ini? Semua pihak, termasuk manajer dan karyawan.
Dalam filosofi Kaizen, pendapat karyawan sangat penting. Karena karyawan terbaik biasanya mengetahui poin-poin apa saja yang memerlukan perbaikan dalam proses berbisnis.
5. Mendorong kerja sama tim yang terpadu
Demi mengimplementasikan filosofi Kaizen yang efektif, karyawan harus bisa bekerja sama dalam tim dan belajar menghargai serta menghormati opini satu sama lain.
Poin ini menjadi penting karena cukup sering terjadi dimana seorang karyawan memiliki kinerja yang bagus ketika bekerja sendiri, tapi kinerjanya cenderung menjadi lemah ketika harus menyelesaikannya dalam satu tim.
Dengan belajar menghargai satu sama lain, solusi yang muncul dari proses penyelesaian masalah muncul dari pikiran yang sama-sama jernih dan lebih positif.
Untuk membantu menyelesaikan masalah yang dikerjakan dalam satu tim, berikut ini beberapa pertanyaan yang bisa diajukan.
- Apa yang harus dilakukan agar pekerjaanku setidaknya 5% menjadi lebih nyaman?
- Bagaimana caranya agar aku bisa menyelesaikan pekerjaan ini 1 menit lebih awal?
- Apa yang harus dilakukan di langkah pertama agar bisa mendapatkan hasil yang lebih baik setidaknya hingga 5%?
6. Fokus pada proses
Siapa sih yang nggak ingin langsung bisa merasakan hasil kerja yang memuaskan?
Nyatanya, semua butuh proses! Dan sabar!
Fokus pada proses adalah aspek yang penting dalam mengimplementasikan filosofi Kaizen. Tapi, apa yang bisa dilakukan agar fokus pada proses?
Kalian harus menumbuhkan rasa menikmati prosesnya. Menghargai tindakan-tindakan kecil yang kelihatannya tidak terlalu signifikan.
Perlu diketahui bahwa dalam filosofi Kaizen, setiap tindakan yang dirasa kecil dan tidak signifikan tetaplah penting serta tidak boleh diabaikan.
7. Gunakan alat dan teknik Kaizen
Manfaatkan alat dan teknik yang mendukung filosofi Kaizen seperti:
- Sorting, Straighten, Sweeping, Standardizing, Sustaining (5S)
- Plan, Do, Check, Act (PDCA)
- Kaizen Blitz (untuk tujuan yang lebih spesifik)
Ketika alat dan teknik tersebut diperlukan untuk memastikan perbaikan yang harus terus dilakukan.
8. Mengukur kinerja secara berkala
Pastikan filosofi Kaizen yang diterapkan selalu di jalan yang benar melacak kinerja secara berkala. Hal ini bisa dilakukan melalui survei, pengumpulan data, atau bentuk matrik lainnya.
Itu dia kedelapan cara menerapkan filosofi Kaizen di tempat kerja.
Perlu diketahui bahwa untuk menciptakan lingkungan kerja yang bagus membutuhkan waktu yang panjang, dan itu belum termasuk proses mempertahankannya.
Dalam mengimplementasikan filosofi Kaizen yang tentunya baik dan positif untuk perusahaan, diperlukan komitmen yang tinggi untuk menjalankan prosesnya dengan sabar dan tenang.
