Sediksi.com – Beberapa kali salah kirim email atau ada kesalahan dalam konten email yang terlanjur terkirim sebenarnya hal yang wajar. Sekalipun sudah bukan kali pertama atau kedua, tetap saja insiden semacam ini bikin kita gelisah dan panik yang sebenarnya juga hal yang wajar.
Pertama, jangan panik.
Karena nasi sudah menjadi bubur, yang bisa dilakukannya selanjutnya adalah menangani situasi tersebut sebaik mungkin. Untuk itu, artikel ini akan menyampaikan cara menulis email formal permintaan maaf beserta contohnya.
Cara menulis email formal permintaan maaf karena salah kirim
Sebelum langsung menulis email formal permintaan maaf kepada penerima, ada beberapa hal yang juga perlu dilakukan.
Pertama, coba batalkan pengiriman atau unsend email yang telah dikirim. Jika menggunakan Gmail, kalian ada waktu sekitar 5-30 detik untuk membatalkan email tersebut dengan cara sebagai berikut.
- Di kiri bawah dari email yang telah terkirim, ada “Pesan terkirim” atau “Message sent” dan opsi untuk “Batalkan” atau “Undo” dan “Lihat pesan” atau “View message”
- Pilih “Undo”
Setelah itu, email tersebut akan kembali ke draft dan berhasil dibatalkan.
Penanggulangan untuk insiden ini tentu saja tidak berhenti sampai situ. Hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah menunjukkan sikap profesional kalian yaitu mengirim surat permintaan maaf karena salah kirim.
Memang, dengan segera menghapus email, mungkin saja penerima belum sempat membaca atau bahkan tahu ada email masuk. Kalau seperti itu, maka tidak perlu repot-repot mengirim email permintaan maaf.
Tapi, misal ternyata tidak. Siapa sangka?
Tentu saja perlu mengirim email permintaan maaf untuk menunjukkan profesionalitas kalian.
Lalu, apa saja yang perlu ada di dalam email formal permintaan maaf tersebut?
Pertama, jelaskan bahwa jika sempat melihat atau membaca email dari kalian, sampaikan bahwa kalian salah kirim. Kedua, jelaskan situasi kalian yang menyebabkan salah kirim email tersebut.
Tindakan menulis email formal permintaan maaf karena salah kirim juga tetap perlu dilakukan sekalipun kalian akan bertemu dengan penerima email secara langsung dalam waktu dekat. Karena hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahpahaman.
Contoh email formal permintaan maaf karena salah kirim
Subject: permintaan maaf karena salah kirim email; mohon diabaikan atau dihapus
Kepada Bu Salma,
Saya menulis email ini sebagai permintaan maaf atas email sebelumnya yang tidak dimaksudkan untuk Anda, karena email tersebut ditujukan untuk Bu Selli. Saya salah mengirimkan email karena tidak berhati-hati saat memilih alamat email penerima.
Terlebih karena Anda dan Bu Selli memiliki huruf depan yang sama. Saya meminta maaf karena membuat Anda harus menerima email yang tidak dibutuhkan. Di lain waktu, saya berjanji untuk lebih berhati-hati saat menulis alamat email penerima dan menghindari kejadian seperti ini lagi.
Dengan hormat,
[nama lengkap kalian]
Cara menulis email formal permintaan maaf karena ada kesalahan konten
Tidak salah kirim, tapi salah konten atau typo yang berpotensi menyebabkan kesalahpahaman. Maka kalian sangat perlu untuk menulis email formal permintaan maaf.
Untuk melakukannya dengan benar, pertama sampaikan bahwa kalian benar-benar mengakui kesalahan kalian sendiri.
Perlu diingat, kalian memiliki kesempatan untuk kesalahan tersebut dengan cara ini. Bertanggung jawab atas kesalahan kalian, besar atau kecil, akan membantu menjaga dan meningkatkan reputasi positif kalian di mata penerima email.
Kemudian, jelaskan dalam email tersebut apa yang terjadi. Pastikan penerima email memahami bagaimana kesalahan kalian tersebut bisa berdampak negatif pada mereka. Strategi ini sangat efektif dalam menyelesaikan insiden ini.
Sikap ini tidak hanya menunjukkan profesionalitas tapi juga empati dan proaktif Anda dan membuktikan bahwa Anda meluangkan waktu untuk menyelidiki apa yang terjadi.
Kesalahan ini barangkali juga pernah dilakukan oleh penerima email tersebut. Terlepas dari bagaimana menyelesaikan insiden ini, pastikan kalian melakukannya dengan benar, yaitu meminta maaf.
Contoh email formal permintaan maaf karena ada kesalahan konten
Subject: permintaan maaf untuk adanya kesalahan dalam isi email; tanggal acara
Kepada Bu Choi
Saya menulis email ini sebagai permintaan maaf atas email sebelumnya yang salah menyebutkan tanggal acara. Saya salah mengisikan tanggal acara karena kurang teliti sebelum mengirim email.
Di email sebelumnya, saya mencantumkan tanggal acara pada 19 Februari 2024. Sedangkan tanggal pelaksanaan acara sebenarnya yaitu 29 Februari 2024.
Dengan hormat,
[nama lengkap kalian]
Jika kalian mengikuti contoh dan cara menulis email formal permintaan maaf karena salah kirim dan kesalahan konten ini, email permintaan maaf kalian akan terdengar lebih tulus, lebih mudah diterima, dan akan membantu kalian dalam menangani insiden tersebut dengan baik.
