Sediksi.com – Masih banyak orang mungkin belum sepenuhnya memahami peran dan tanggung jawab seorang admin. Banyak yang cenderung menganggap pekerjaan tersebut sebagai sederhana atau tidak penting, tanpa menyadari betapa pentingnya peran seorang admin dalam menjaga efisiensi dan kelancaran operasi suatu organisasi.
Di sisi lain, masih banyak yang melihat profesi admin dengan pekerjaannya di bidang administratif hanya mengelola file atau menjawab telepon.
Padahal admin seringkali juga bertanggung jawab atas penjadwalan, mengatur pertemuan, menangani komunikasi internal dan eksternal, memastikan berbagai proses operasional berjalan dengan lancar, bahkan kadang merangkap jadi teknisi printer.
Maka dari itu, profesi admin merupakan salah satu profesi ‘palugada’ atau kependekan dari ‘apa yang lu mau, gua ada’ karena mereka biasanya dituntut untuk bisa melakukan banyak tugas, tapi masih saja pekerjaan ini dianggap sepele.
Untuk itu, artikel ini akan menjelaskan tugas-tugas admin berdasar sektor pekerjaan karena profesi ini tersedia serta dibutuhkan di banyak sekali bisnis.
Berbagai tugas admin berdasar sektor pekerjaan
Tugas admin gudang
Sebagai seorang admin gudang, tugas yang diberikan bervariasi tergantung pada ukuran dan jenis gudang. Adapun tugas admin gudang secara umum antara lain:
- Manajemen inventaris, mengelola dan memantau stok barang yang tersedia di gudang, termasuk penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang
- Menerima dan memeriksa barang yang masuk ke gudang dari pemasok
- Mempersiapkan dan mengirimkan barang kepada pelanggan atau departemen internal
- Pencatatan data seperti penerimaan dan pengiriman barang, serta memastikan bahwa data inventaris tetap terkini dan akurat
- Memastikan kebersihan, keamanan, dan kerapihan gudang
- Merencanakan dan mengatur penyimpanan barang di dalam gudang untuk memastikan efisiensi penggunaan ruang dan kemudahan aksesibilitas
- Berkomunikasi dengan departemen lain, seperti tim penjualan, pembelian, dan manufaktur, untuk memastikan kelancaran rantai pasok dan pemenuhan pesanan
- Mengurus semua dokumen terkait dengan penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang, termasuk faktur, surat jalan, dan dokumen impor-ekspor jika berlaku
- Pemantauan kualitas barang agar memenuhi standar kualitas yang ditetapkan
- Menyiapkan laporan berkala tentang aktivitas gudang, termasuk volume stok, pengeluaran, dan kinerja operasional gudang secara keseluruhan
- Memastikan bahwa semua kegiatan di gudang sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku, termasuk aturan keselamatan kerja dan peraturan lingkungan
Tugas admin kantor
Secara umum, tugas admin kantor punya banyak kesamaan dengan profesi admin lainnya. Tapi untuk yang bekerja di kantor, berikut ini beberapa tugas admin kantor.
- Menerima tamu dan telepon
- Penjadwalan dan manajemen kalender
- Pengelolaan surat-menyurat
- Penyusunan rapat
- Pembelian dan persediaan
- Pengelolaan dokumen dan filing
- Koordinasi perjalanan dan akomodasi
- Administrasi personalia
- Pemeliharaan fasilitas
- Pengelolaan keuangan kecil seperti penggantian biaya, biaya perjalanan, dan pengeluaran kecil lainnya, serta mengelola kas kecil
- Pembaruan data dan database
- Pembantu umum seperti menyediakan laporan, mengatur pengiriman, dan menjawab pertanyaan umum untuk anggota tim atau manajemen
Tugas admin marketing
Berikut ini beberapa tugas admin marketing yang perlu diketahui.
- Koordinasi kampanye pemasaran yang berarti membantu dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pelacakan kampanye pemasaran, termasuk menyediakan dukungan administratif untuk tim pemasaran
- Penyusunan materi pemasaran
- Administrasi media sosial
- Pengumpulan data pemasaran
- Manajemen database pelanggan
- Koordinasi acara pemasaran
- Pemantauan persediaan promosi
- Pemrosesan pesanan dan pengiriman
- Koordinasi dengan tim kreatif untuk pengembangan materi pemasaran seperti iklan, video promosi, atau materi visual lainnya
- Pemeliharaan situs web
- Analisis kinerja kampanye pemasaran dan pengukuran Return On Investment (ROI)
- Berkoordinasi dengan vendor atau pihak eksternal seperti agen periklanan atau pemasok
Tugas admin produksi
Admin produksi ini biasanya bekerja di sektor industri yang serupa dengan admin gudang. Adapun tugas admin produksi antara lain:
- Perencanaan produksi
- Pemantauan produksi
- Pengaturan bahan baku
- Penjadwalan tenaga kerja
- Pengelolaan dokumen produksi
- Koordinasi pemeliharaan peralatan
- Pemrosesan pesanan produksi
- Koordinasi pengiriman
- Pelaporan kinerja produksi
- Penyusunan anggaran produksi
- Koordinasi dengan departemen terkait
- Kepatuhan terhadap regulasi, termasuk mematuhi peraturan keselamatan seperti K3
Tugas admin online shop
Sebagai admin online shop, berikut ini beberapa tugas yang harus dikerjakan.
- Mengelola daftar produk online, termasuk mengunggah gambar, deskripsi, dan informasi harga, serta memastikan kelancaran pembaruan stok dan ketersediaan produk
- Memproses pesanan yang diterima melalui platform e-commerce, mengonfirmasi pembayaran, mengatur pengiriman, dan menyediakan dukungan pelanggan terkait pesanan
- Memperbarui konten situs web, mengelola halaman produk, mengatur promosi, dan memastikan pengalaman pengguna yang baik di platform e-commerce
- Koordinasi dengan penyedia jasa pengiriman
- Menanggapi pertanyaan, masukan, dan keluhan pelanggan melalui email, pesan langsung, atau platform komunikasi lainnya, dan memberikan dukungan pelanggan yang berkualitas
- Menganalisis data penjualan dan kinerja toko online, termasuk melacak metrik seperti konversi, lalu lintas, dan rata-rata nilai pesanan untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis
- Mengatur promosi, diskon, dan penawaran khusus untuk meningkatkan penjualan
- Manajemen media sosial
- Mengelola ulasan produk dan umpan balik pelanggan, serta berinteraksi dengan pelanggan untuk memecahkan masalah atau memberikan tanggapan terhadap ulasan
- Pelaporan keuangan
- Koordinasi dengan tim internal
Tugas admin finance
Sementara itu untuk admin finance, berikut ini tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap harinya.
- Menerima dan mengelola semua pembayaran yang masuk, baik itu melalui cek, transfer elektronik, atau pembayaran tunai
- Membuat, mengirim, dan memproses faktur untuk pelanggan atau klien, serta memantau status pembayaran faktur yang tertunda
- Mengatur dan memproses pembayaran kepada pemasok, karyawan, dan pihak lain yang berhutang kepada perusahaan
- Memonitor arus kas harian perusahaan, memastikan ketersediaan dana yang mencukupi untuk memenuhi kewajiban pembayaran, dan mengelola kas kecil
- Menyusun rekonsiliasi bulanan antara catatan keuangan perusahaan dan laporan bank untuk memastikan konsistensi dan akurasi data keuangan
- Memastikan integritas dan akurasi data
- Menyusun laporan keuangan bulanan, kuartalan, dan tahunan, termasuk neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas
- Menyimpan dan mengatur dokumen keuangan dan akuntansi perusahaan, seperti faktur, kwitansi, dan laporan pajak, sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan perpajakan
- Berkolaborasi dengan auditor internal atau eksternal untuk menyediakan data dan dokumen yang diperlukan untuk audit keuangan perusahaan
Ternyata tugas admin itu sangat beragam ya. Justru, seorang admin cenderung dituntut untuk bisa multitasking, yang merupakan bukan keahlian yang dimiliki banyak orang.
