Sediksi.com – Kerja yang mengandalkan kerja sama tim, rapat bisa jadi akan menyita waktu. Oleh karena itu tips rapat produktif sangat diperlukan agar rapat bisa menjadi sarana untuk berbagi informasi, menyampaikan ide, menyelesaikan masalah, atau membuat keputusan.
Untuk menghindari rapat menjadi sumber stres, kebosanan, dan pemborosan waktu jika tidak dilakukan dengan baik, dalam artikel ini akan membahas lebih dalam bagaimana tips rapat produktif.
Bagaimana cara membuat rapat menjadi lebih produktif, efisien, dan menyenangkan? Berikut adalah lima tips yang bisa kamu dan tim terapkan sekarang juga:
Tips Rapat Produktif
Tentukan tujuan dan agenda rapat
Tips rapat produktif yang pertama adalah sebelum mengadakan rapat, kamu harus menentukan tujuan dan agenda rapat dengan jelas.
Tujuan rapat adalah apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut, sedangkan agenda rapat adalah topik-topik yang akan dibahas dalam rapat.
Tujuan dan agenda rapat harus disesuaikan dengan kebutuhan dan prioritas perusahaan, organisasi dan peserta rapat lainnya.
Kamu bisa menuliskan tujuan dan agenda rapat dalam sebuah dokumen atau email, dan mengirimkannya kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai. Dengan begitu, peserta rapat bisa menyiapkan diri dan materi yang dibutuhkan, serta mengetahui apa yang diharapkan dari rapat tersebut.
Pilih waktu dan durasi rapat yang tepat
Waktu dan durasi rapat juga berpengaruh terhadap produktivitas rapat, ini juga bagian penting dari tips rapat produktif. Kamu harus memilih waktu dan durasi rapat yang tepat, sesuai dengan tujuan dan agenda rapat, serta ketersediaan dan kondisi peserta rapat.
Hindari mengadakan rapat pada waktu-waktu yang tidak efektif, seperti pagi hari, saat makan siang, atau bahkan akhir pekan. Sebagai aturan umum, rapat sebaiknya tidak berlangsung lebih dari satu jam, karena konsentrasi dan energi peserta rapat akan menurun setelah itu.
Jika rapat membutuhkan waktu lebih lama, tipsnya bisa memberikan jeda atau istirahat di tengah rapat, atau membagi rapat menjadi beberapa sesi yang lebih pendek.
Gunakan teknologi yang memudahkan rapat
Selanjutnya adalah gunakan teknologi yang memudahkan untuk rapat, agar lebih produktif, terutama jika rapat dilakukan secara online atau jarak jauh.
Kamu bisa menggunakan berbagai aplikasi atau platform yang memudahkan rapat, seperti Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, atau Skype. Aplikasi-aplikasi ini memungkinkan untuk berkomunikasi dengan suara, video, teks, atau gambar, serta berbagi layar, dokumen, atau presentasi.
Namun, tim juga harus berhati-hati dalam menggunakan teknologi, karena teknologi juga bisa menjadi sumber gangguan atau masalah dalam rapat.
Pastikan memiliki koneksi internet yang stabil, perangkat yang berfungsi dengan baik, dan aplikasi yang terbaru. Juga, hindari membuka atau mengakses hal-hal yang tidak relevan dengan rapat, seperti media sosial, email, atau game.
Libatkan semua peserta rapat
Salah satu faktor yang membuat rapat menjadi tidak produktif adalah ketika hanya ada beberapa orang yang aktif berbicara, sedangkan yang lainnya hanya diam atau tidak tertarik, ini sering terjadi sih.
Untuk menghindari hal ini, maka pastikan dalam rapat harus melibatkan semua peserta rapat dalam diskusi atau kegiatan rapat. Bisa gunakan cara dibawah ini untuk melibatkan peserta rapat, seperti:
- Mengajukan pertanyaan yang terbuka, yang mengundang pendapat, ide, atau saran dari peserta rapat.
- Memberikan kesempatan yang sama kepada semua peserta rapat untuk berbicara atau menyampaikan pendapatnya.
- Memberikan pujian, apresiasi, atau umpan balik positif kepada peserta rapat yang berkontribusi dalam rapat.
- Menggunakan metode interaktif, seperti polling, voting, brainstorming, atau role-playing.
Buat kesimpulan dan tindak lanjut rapat
Tips rapat produktif yang terakhir adalah buat kesimpulan dan tindak lanjut dari rapat, karena rapat yang produktif adalah rapat yang memiliki hasil yang jelas dan bermanfaat.
Untuk itu, dalam rapat harus membuat kesimpulan dan tindak lanjut rapat di akhir rapat. Kesimpulan rapat adalah ringkasan dari apa yang telah dibahas dan diputuskan dalam rapat, sedangkan tindak lanjut rapat adalah langkah-langkah yang harus dilakukan oleh peserta rapat setelah rapat berakhir.
Tuliskan kesimpulan dan tindak lanjut rapat dalam sebuah dokumen atau email, dan mengirimkannya kepada peserta rapat sesegera mungkin setelah rapat selesai.
Dengan begitu, peserta rapat bisa mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab dan harapan mereka, serta mengukur kemajuan dan hasil dari rapat tersebut.
Itulah lima tips rapat produktif yang bisa kamu terapkan sekarang juga. Dengan menerapkan tips-tips ini, kamu dan peserta lainnya bisa membuat rapat menjadi lebih efektif, efisien, dan menyenangkan, serta meningkatkan kinerja dan kerjasama tim.
Selamat mencoba!
