Mengenal Apa Itu Outsourcing: Kelebihan dan Kekurangannya Bagi Perusahaan

Sediksi.com – Pelatihan dan perekrutan pegawai baru pasti membutuhkan biaya yang besar. Setiap perusahaan pastinya sudah menyediakan anggaran yang dikhususkan untuk pelatihan dan perekrutan pegawai.

Terkadang, perusahaan dihadapkan pada situasi dimana mereka perlu tambahan tenaga, tapi tidak untuk waktu yang lama dan anggaran pada saat itu cenderung terbatas. Maka, outsourcing bisa menjadi solusi dari masalah ini.

Lalu, apa itu outsourcing?

Kemudian, apa pengertian outsourcing dan contohnya, kelebihan dan kekurangan format ini, dan manfaatnya bagi perusahaan?

Pengertian Outsourcing dan Contohnya

Dalam konteks bisnis, pengertian outsourcing adalah penyerahan sebagian pekerjaan yang bersifat penunjang oleh satu perusahaan kepada perusahaan lain baik melalui perjanjian pemborongan pekerjaan, penyedia jasa pekerja, atau buruh.

Sedangkan dalam konteks hukum, pengertian outsourcing lebih ditekankan pada aspek legalitasnya. Sehingga, outsourcing ini dapat diartikan kebijakan usaha dari suatu perusahaan dalam rangka efisiensi usaha yang dilakukan secara wajar.

Ini mengindikasikan bahwa outsourcing adalah aktivitas legal dan pegawai outsourcing dilindungi secara hukum.

Dengan pengertian outsourcing ini, kita bisa memahami outsourcing bekerja dengan cara perusahaan menyerahkan pekerjaan yang bukan pekerjaan utama dari perusahaan tersebut kepada perusahaan lain. Perusahaan lain yang menyediakan tenaga pekerjaan sampingan inilah yang disebut perusahaan outsourcing. 

Untuk memberlakukan outsourcing tersebut, diperlukan perjanjian yang berisi soal pemborongan pekerjaan, penyedia jasa pekerja, atau buruh. Setelah perjanjian disepakati oleh kedua pihak, pihak perusahaan outsourcing akan merekrut pegawai untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.

Masa kerja karyawan outsourcing adalah hanya sampai tujuan perjanjian terpenuhi dan cenderung tidak lama. Ini masuk akal seturut pengertian outsourcing yang memang digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Sehingga pihak yang biasanya terlibat dalam outsourcing ini adalah perusahaan inti, perusahaan outsourcing yang juga bisa disebut vendor atau kontraktor, dan pegawai outsourcing. 

Umumnya, outsourcing ini dilakukan untuk bisnis pelayanan kebersihan, katering, pengamanan, jasa penunjang di pertambangan dan perminyakan, dan penyedia angkutan bagi pegawai.

Setelah mengetahui pengertian outsourcing, mari kita mulai mengulas kelebihan dan kekurangannya.

Kelebihan outsourcing bagi perusahaan

Menghemat anggaran perekrutan pegawai baru

Melalui outsourcing, perekrutan pegawai baru dilakukan oleh perusahaan outsourcing, bukan perusahaan inti. Hal ini memungkinkan penghematan anggaran perekrutan pegawai karena sudah dilakukan oleh pihak outsourcing.

Singkatnya, outsourcing bisa jadi pilihan saat kebutuhan perusahaan memang tak diarahkan untuk mencari karyawan tetap.

Menghemat anggaran pelatihan kerja

Pelatihan kerja juga membutuhkan anggaran yang tidak sedikit. Kelebihan dari outsourcing ini adalah perusahaan tinggal menyerahkan pekerjaan tersebut ke vendor. 

Lalu vendor menyerahkan pekerjaan tersebut ke pegawainya yang memang sudah terlatih untuk tugas-tugas di pekerjaan itu. Oleh karena pekerjaan diberikan ke pihak yang sudah ahli, maka pekerjaan tersebut bisa langsung dikerjakan.

Akhirnya outsourcing ini juga memberikan kelebihan karena menghemat waktu yang umumnya dialokasikan untuk pelatihan kerja.

Memenuhi kebutuhan yang tidak terpenuhi oleh perusahaan inti

Cukup umum satu perusahaan tidak memegang setiap tahap produksi, baik perusahaan skala kecil, sedang, atau besar. Salah satu penyebabnya adalah tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan.

Misalnya, perusahaan perlu tenaga yang membutuhkan keterampilan khusus. Maka perusahaan dapat menyerahkannya kepada pihak outsourcing. Itulah mengapa, outsourcing menjadi salah satu solusi dari kendala tersebut karena mereka dapat memenuhi kebutuhan mereka.

Memperluas talent pool

Talent pool merupakan database yang dibuat perusahaan berisi pegawai yang pernah bekerja untuk perusahaan dan kandidat yang pernah melamar di perusahaan tersebut.

Data tersebut bisa dimanfaatkan untuk apabila nanti perusahaan ingin merekrut pegawai outsourcing tersebut. 

Kekurangan outsourcing bagi perusahaan

Risiko tersebarnya informasi rahasia perusahaan

Mempekerjakan pegawai outsourcing berarti ada risiko informasi rahasia perusahaan terekspos pada mereka. Mengingat mereka hanya bekerja untuk sementara.

Bagi perusahaan, bagian mengkhawatirkan dari risiko ini adalah apabila informasi rahasia perusahaan diketahui oleh kompetitor atau publik akibat niat buruk.

Meski berisiko, kekurangan ini dapat diatasi oleh perusahaan dengan memastikan surat perjanjian kerja yang disepakati. Buat perjanjian kerja yang spesifik dan sesuai dengan yang dibutuhkan, termasuk soal risiko ini.

Hindari perusahaan outsourcing yang bermasalah

Inilah pentingnya menggali terlebih dahulu reputasi perusahaan outsourcing yang dicari. Lakukan riset terlebih dahulu sebelum menghubungi, berdiskusi, sampai membuat kesepakatan.

Buntut dari masalah pemilihan perusahaan outsourcing yang tidak bertanggung jawab bisa jadi panjang. Namun, outsourcing sendiri bersifat legal. Sehingga apabila terjadi masalah, maka masalah tersebut dapat diselesaikan melalui jalur hukum.

Untuk menghindari potensi mendapatkan perusahaan outsourcing yang tidak bertanggung jawab, hal yang dapat dilakukan adalah mencari perusahaan outsourcing yang legal.

Potensi perbedaan standar hasil kerja

Akan sangat disayangkan jika ternyata hasil kerja perusahaan outsourcing berbeda dengan standar yang sudah ditetapkan oleh perusahaan inti. Sehingga hal yang dapat dilakukan adalah memeriksa hasil pekerjaan terdahulu atau portofolio perusahaan outsourcing tersebut.

Dari portofolio tersebut, perusahaan bisa melihat apakah kira-kira hasil kerja yang seperti itu sudah sesuai dengan ekspektasi perusahaan inti atau belum. Penyamaan standar hasil kerja ini juga dapat dilakukan ketika sedang berdiskusi untuk mencapai perjanjian.

Tips-tips menjalankan outsourcing

Identifikasi kelebihan dan kekurangan bisnis perusahaan

Ketika sudah mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan bisnis perusahaan, selanjutnya akan bisa mengidentifikasi apa-apa saja yang perlu dikembangkan, dikerjakan sendiri, ataupun didelegasikan.

Ini penting mengingat lini usaha juga kemungkinan bisa dilakukan oleh pekerja yang bukan karyawan tetap.

Hindari aktivitas yang membuang-buang waktu

Delegasi pekerjaan atau menyerahkan pekerjaan kepada outsourcing sangat mungkin membuat kinerja menjadi lebih efisien karena pemanfaatan waktu yang bijak.

Bagaimanapun, proses sekaligus pengambilan keputusannya juga tidak sederhana. Namun, ketika akhirnya outsourcing mulai berjalan, di situlah manfaat outsourcing dapat dirasakan secara nyata oleh perusahaan.

Tentukan anggaran sebelum membuat perjanjian

Outsourcing tidak langsung membuat anggaran menjadi lebih hemat karena perusahaan tetap perlu menetapkan anggaran untuk outsourcing. 

Nominal anggaran bisa ditentukan dengan memastikan terlebih dahulu pekerjaan apa yang membutuhkan outsourcing dan lama waktu yang dibutuhkan hingga pekerjaan selesai. 

Lalu sesuaikan outsourcing yang dibutuhkan dengan anggaran yang ditawarkan.

Cari perusahaan outsourcing yang terpercaya

Jumlah perusahaan outsourcing terus bertambah. Sehingga penting sekali untuk menggunakan jasa perusahaan outsourcing yang terpercaya dan legal.

Selain dari reputasi, pemilihan perusahaan outsourcing juga bisa didasarkan pada legalitasnya.

Syarat legal perusahaan outsourcing sendiri adalah terdaftar, berbadan hukum, memiliki kantor, dokumen wajib lapor ketenagakerjaan, wajib lapor kepada Dinas Tenaga Kerja (Disnaker) Kabupaten/Kota, jenis kegiatan bersifat jasa penunjang, dan mendaftarkan perjanjian penyediaan jasa pekerja ke Disnaker.

Itulah ulasan soal pengertian outsourcing, beserta berbagai kelebihan dan kekurangan perusahaan outsourcing bagi perusahaan, serta tips yang perlu diikuti agar proses outsourcing menjadi lebih lancar.

Dengan mengetahui pengertian outsourcing, kita tentu bisa memahami bagaimana proses rekrutmen bekerja. Termasuk apa-apa saja peluangnya.